Alltagstipp: Prioritäten setzen

Glückskeks-Orakel: "Du wirst die Chancen nutzen"Um Prioritäten zu setzen, habe ich mir angewöhnt, zwei Aufgaben-Listen zu führen: eine tagesaktuelle, die ich auf einer kleinen Karteikarte festhalte. Und eine wochenbezogene, die ich auf einer größeren Karteikarte notiere. Die einzelnen Schritte bekommen ihre Struktur, indem ich sinnbildliche „Kisten“ nutze:

Kiste 1 = Top Shots

Hier führe die Aufgaben auf, die keinen Aufschub zulassen.
Feierabend mache ich erst, wenn jeder Punkt abgehakt ist.
 Die gute Nachricht ist, dass die Aufgaben oft zum Handwerkszeug gehören.
 Häufig geht es um Abgabefristen. Oder jemand benötigt meine Mitarbeit, um bei einem gemeinsamen Anliegen voranzukommen.

Kiste 2 = Bordkante des Alltags

Damit meine ich die berufsbedingten Dinge, die aus dem Effeff heraus erledigt werden, ohne dass eine direkte Termingebundenheit dahinter steckt.
 Mitzubekommen, woran meine Kolleg_innen gerade werkeln und sich kooperativ untereinander abzustimmen, macht für mich die „Bordkante des Alltags“ aus. Falls „unvorhergesehene Ereignisse“ die Arbeitsdichte erhöhen, vertage ich diese Aufgaben zwar um rund 48 Stunden. Aber nicht bis zur darauffolgenden Woche. Am Freitag-Nachmittag ist die zweite Kiste inhaltlich abgearbeitet. Spätestens. Von A bis Z.

Kiste 3 = „Eile mit Weile“

Auch hier sind Aufgaben dabei, die auf keine lange Bank gehören. Der Unterschied zu Kiste 2 besteht darin, dass diese Aufgaben besonderer Gründlichkeit bedürfen. 
Das Augenmerk ruht deshalb auf dem Prinzip „Sorgfalt kommt vor Schnelligkeit.“ Das bedeutet: Ich lege hohe Maßstäbe an, um mein Arbeitsergebnis zu bewerten und werde zu meiner strengsten Kritikerin. Falls ich tagesaktuell die 100%-Marke verfehle, mache ich am Folgetag weiter – mit Abstand und ausgeruhtem Kopf. Oder ich bitte im Kollegenkreis um Meinungen.

Kiste 4 =  „Einfach machen“

Dieser Leitsatz gilt für die Aufgaben aus der Kiste 4.
 Ich nutze die vierte Kiste in erster Linie dafür, Vorsätze auf absehbare Zeit hin einzulösen, Neues auszuprobieren oder nach Chancen zu greifen, die sich spontan ergeben.

Beim Abarbeiten hat Kiste 1 Vorrang vor Kiste 2. Kiste 2 hat Vorrang vor Kiste 3.
 Kiste 3 hat Vorrang vor Kiste 4. Dieses Prinzip ist eine Sache der Gewöhnung. Ich takte allerdings bloß ca. 65 % meiner Zeit im Voraus ein. Das liegt daran, dass mein Arbeits-Rhythmus ohnehin durch außerplanmäßige Vorfälle oder Ereignisse unterbrochen wird. Aus diesem Grund brauche ich „Pufferzonen“. Sonst würde manches schlichtweg „hintenüber fallen“.